Práctica 2. Google Docs

En la entrada de hoy  se trabajan los siguientes puntos:

1. Google Drive y sus funciones.
2. Crear una cuenta en Google Drive y su entorno.
3. Crear un documento en Google Docs.
4. Subir archivos a Google Docs.
5. Creación de un formulario en Google Docs.
6. Opinión personal sobre Google Docs.

1. GOOGLE DRIVE Y SUS FUNCIONES 

Google Drive se caracteriza por ser una herramienta que permite crear distintos tipos de documentos y trabajar en ellos con otros usuarios en tiempo real, además de almacenar documentos y otros archivos. A este recurso se accede de manera online y es gratuito.

Drive te ofrece un amplio abanico de posibilidades, permite crear documentos Word, Hojas de cálculo, presentaciones, redactar notas, crear una encuesta, diseñar gráficos y diagrámas, dibujar, etc.

Drive te permite acceder a tus cosas en cualquier momento (vídeos, fotos, documentos...), puedes organizarlas, editarlas y compartirlas desde cualquier ordenador visitando drive.google.com o bien, desde la nueva aplicación Drive para móviles. Además, pase lo que pase con tus dispositivos, siempre tendrás tus archivos guardados de forma segura. Todo lo que subas o crees te pertenece y se define automáticamente como contenido privado a menos que decidas compartirlo.

Las funciones principales de Google Drive son las siguientes:

• Te ayuda a encontrar tus archivos más rápidamente reconociendo objetos en tus imágenes y texto en documentos escaneados.
• Abre más de 30 tipos de archivos directamente en el navegador, como vídeos de alta definición o archivos de Adobe Illustrator y Photoshop, aunque no tengas el programa correspondiente instalado.
• Si usas Chrome, puedes activar Drive sin conexión para crear, editar y comentar documentos, presentaciones y dibujos o ver hojas de cálculo aunque no tengas conexión de red.
• Conecta con otras personas chateando desde tus documentos, hojas de cálculo o presentaciones, o bien deja comentarios en archivos e imágenes. Añade el símbolo + delante de una dirección de correo electrónico en un comentario y Drive enviará un mensaje de correo electrónico para que esa persona pueda seguirlo.
• Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de Google guardarán y realizarán un seguimiento de todos los cambios que hagas para siempre. También puedes retroceder hasta 30 días en otros tipos de archivos, de modo que resulta sencillo ver quién ha realizado cambios y restaurar versiones anteriores.

2. CREAR UNA CUENTA EN GOOGLE DOCS Y SU ENTORNO

A continuación, explicaremos cómo acceder a Google Docs y los recursos que ofrece:

Escribe en tu buscador "Google Docs" y pincha en la segunda referencia que aparece. A continuación, para acceder a él necesitarás introducir tu usuario y contraseña Gmail.

Una vez dentro de Google Docs podemos ver el entorno de éste a simple vista:

• A la izquierda, aparece un recuadro rojo que nos permite crear carpetas, documentos, presentaciones, gráficas, etc. Además, de mostrar los contenidos compartidos, recientes, destacados etc. Al lado de "crear", aparece otro recuadro que nos permite subir archivos desde nuestro PC a la red.

• En el centro aparecen los documentos  creados por su título.

• A la derecha, aparece la opción de ajusten que nos permite modificar la vista de pantalla, la configuración, etc.

Figura 1. Entorno Google Drive.

3. CREAR UN DOCUMENTO EN GOOGLE DOCS
Nosotros nos vamos a centrar en crear un documento para más adelante explicar cómo publicar una presentación un archivo en la web, cómo compartir un archivo, dónde se sitúan los comentarios y cómo hacer uno, etc.

Para ello, pinchamos a "crear" y a continuación a "documento". Se abrirá una ventana emergente con el nuevo documento creado. Nos aparecen varios recursos como ponerle título al documento, escribir un texto, adjuntar imágenes, tablas, etc.

Opciones interesantes:

• Descargar archivos. En "Archivo" > "descargar como" podemos  generar  directamente un archivo en PDF, odt., open dato, sovce., etc.

• Publicar en la web. Para publicar en la web un documento pincharemos sobre "Publicar en la web" > "iniciar la publicación" > "iniciar publicación". A continuación, seleccionaremos el código que aparece y copiaremos,Este código, posteriormente lo pegaremos en la nueva entrada del blog pero teniendo en cuenta que el documento está en HTLM. Por último, daremos a publicar la nueva entrada del blog. También existe la opción de publicar el documento de google docs como gadget en el blog.

Figura 2. Código HTML.

Figura 3. Publicación en la web (Blogger).

• Historial de revisiones. El historial de revisiones nos permite ver todas las variaciones que se han producido en el documento. Para ello, debes pinchar en "archivo" > "ver historial de revisión".

• En archivo también tenemos la opción de imprimir directamente el documento en "imprimir" > "buscar impresora".

• Compartir documento. Docs nos permite compartir archivos con otros usuarios y para ello, debemos pinchar en "archivo" > "compartir" y darle un título al documento "guardar". A continuación, aparece una nueva ventana "configuración para compartir", tenemos que cambiar "quien tiene acceso" a "cambiar" > "publico en la web" (si queremos que todo el mundo en Internet lo vea); "cualquier usuario que reciba el enlace" (si solo queremos que lo vean los usuarios que reciban el enlace); o "privado (si solo quieres que vean el documento aquellas personas que hayas seleccionado de forma explicita).Otra opción que aparece es invitar a personas para que estas puedan comentar, editar el documento o únicamente visualizarlo.

Figura 4. Compartir documentos.

• Comentarios. Docs permite que el compañero al que le hemos dado a compartir comente nuestros trabajos. Estos comentarios aparecen en la parte derecha.

4. SUBIR ARCHIVOS A GOOGLE DOCS

Esta opción nos permite subir archivos que hayamos creado en nuestro PC dentro de la plataforma de Google Docs. 

Para subir un archivo a la plataforma tenemos que pinchar en "Archivo" y seleccionar el documento que queremos subir a Google Docs. 

En configuración podemos convertir los archivos subidos a formato Google Docs, convertir el texto de los archivos e imágenes de los PDF. Por último,cuando "colgemos" el documento nos aparecerán las dos opciones anteriores. 

Para finalizar, en "habilitar subida de carpetas" tenemos la opciones de subir carpetas con documentos.

5. CREACIÓN DE UN FORMULARIO EN GOOGLE DOCS
En primer lugar, seleccionaremos "crear" > "formulario" y aparecerá la opción de poner un título al formulario y elegir el tipo de diseño que queramos, seguidamente pinchamos a "aceptar". 

A continuación, nos aparecerá un entorno nuevo. En él debemos pinchar la pestaña "añadir elemento" y determinar el tipo de pregunta que queremos añadir y el tipo de respuesta. También, debemos marcar las casillas "mostrar enlace" y "publicar".

Figura 5. Entorno para la creación de un formulario.

Cuando el formulario esté enviado podemos seleccionar el destino de las respuestas y al seleccionar "Ok" iremos creando el formulario.Una vez se haya rellenado el formulario, lo podemos mandar por correo electrónico o ver,  las respuestas que se han generado en un pequeño Excel. 

6. OPINIÓN PERSONAL SOBRE GOOGLE DOCS

Google Docs era una herramienta desconocida por muchos de nosotros pero gracias a la práctica hemos aprendido a utilizarla y ver las ventajas que ésta tiene.

Generalmente, a los grupos de trabajo nos resulta complicado  quedar todos juntos para realizar prácticas por falta de tiempo, distancia, u otras causas. Nos volvemos locos haciendo el trabajo por partes, cada uno en su casa, con un procesador distinto, enviando las partes de cada uno por correo y a la hora de unirlas que no cuadren... Es muy estresante para nosotros. Pero ahora, a raíz de la práctica de Google Docs, hemos visto que hay otras formas de trabajar; si el grupo de trabajo no puede quedar no pasa nada porque utilizando Docs todos podemos hacer el trabajo cada uno en su casa y en un mismo documento. Pienso que a partir de ahora Google Docs nos va a facilitar mucho el hacer los trabajos en grupos ya que no solo nos permite compartir el documento sino también hacer comentarios y modificaciones en todo momento. También es importante que tenga otras opciones como crear presentaciones, formularios, gráficos, etc.

Mi compañera y yo estamos muy contentas con esta herramienta y a partir de ahora la utilizaremos como recurso.